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Mit Freelancern flexibel und schnell skalierbar sein – so funktioniert’s!

Autor: Enrico Karnstädt, Mitgründer und CEO von Casana

von SolopreneurRATGEBER

Speziell junge Unternehmen müssen oft schnell wachsen, um ihr Produkt weiterzuentwickeln, Neukunden zu akquirieren und Marktanteile zu gewinnen. Sofort verfügbares, skalierbares und passgenaues Fachwissen hat für sie daher einen besonders hohen Mehrwert. Denn nur so können sie schnell und flexibel agieren und beispielsweise große Aufträge stemmen, ohne dafür einen oder mehrere Mitarbeiter gleich fest anstellen zu müssen und Gefahr zu laufen, dass sie diese nach Abschluss des aktuellen Projekts nicht weiterbeschäftigen können. Ebenso wird die Suche nach passenden festen Mitarbeitern oft auch dadurch erschwert, dass viele Start-ups für die gewünschten Arbeitnehmer ggf. noch nicht bekannt und gefragt genug sind wie große, etablierte Player, die sie ihnen sozusagen leicht wegschnappen können.

Darüber hinaus zeigen Studien des Harvard Business Review und der weltweiten Unternehmensberatung Boston Consulting Group, dass Unternehmen durch „blended workforces“, also einer Mischung aus internen und externen Mitarbeitern, innovativer sind, schneller Produkte auf den Markt bringen und langfristig Wettbewerbsvorteile erzielen. Aber: Wie und wo finde ich zeitnah den oder die richtigen Experten für meine Aufgaben? Wie lässt sich deren Expertise sicherstellen und der Aufwand für das Unternehmen gering halten? Und auf welche Fallstricke gilt es bei der Auftragsvergabe zu achten?

Wann sollten Start-ups auf Freiberufler zurückgreifen?

Fehlende Kapazität oder Expertise sind die beiden häufigsten Szenarien, weswegen Freelancer angefordert werden. Bei ungenügender Inhouse-Kapazität z.B. aufgrund hoher Auslastung bei starkem Wachstum oder einer erhöhten Auftragslage können Unternehmen mit versierten Freelancern schnell und kurzfristig die nötigen Kapazitäten schaffen und profitieren dabei im Idealfall von einer hohen Laufzeitflexibilität, so das Projekt z.B. schneller abgeschlossen ist, als geplant oder im umgekehrten Fall länger dauern sollte. Und auch wenn es darum geht, neue Themenbereiche und Produkt-Features umzusetzen, sind Freelancer ideal: Richtig ausgewählt gleichen sie fehlende Inhouse-Expertise aus. Sie bringen fundiertes Expertenwissen aus vergangenen Projekten mit ins Unternehmen und helfen dort, die richtigen Strukturen aufzusetzen sowie die internen Fachkräfte entsprechend weiterzubilden.

Die Nachfrage nach Freelancern ist auch oft dann besonders groß, wenn Unternehmen aufgrund von Kündigungen oder zeitversetzten Einstellungen Personallücken schließen müssen. Startet beispielsweise ein Produktmanager zwei Monate vor seinen Team-Mitgliedern, dann lässt sich mit externen Fachkräften der Projektstart ganz einfach vorziehen. Nicht zuletzt bieten sich Freelancer auch für Einmalprojekte an, für die keine neue Stelle geschaffen werden kann oder soll.

Den passenden Experten für meine Aufgabe finden

Um die passenden Freelancer zu finden, gibt es verschiedene Methoden: von klassischen Personaldienstleistern, über IT-Dienstleistern bis hin zu Online-Vermittlungsplattformen. Wer preissensitiv ist, für den sind Online-Plattformen die beste Alternative. Hier lässt sich zwar Geld, nicht jedoch Zeit sparen, denn das Ausschreiben der Stelle, das Anschreiben der Kandidat:innen, das Führen der Vorstellungsgespräche und die Vertragsgestaltung nimmt viel Zeit in Anspruch. Agenturen für IT-Dienstleistungen sind ebenfalls eine Option, jedoch arbeiten diese mit festangestellten Fachkräften und bieten daher weniger Flexibilität. Klassische Personaldienstleister wiederum stellen einen direkten Ansprechpartner und eine große Datenbank, zur Verfügung, aus der sie zeitnah passende Kandidaten vorschlagen können. Ein großer Vorteil, jedoch liegen sie preislich über den Online-Plattformen.

Darauf achten Freiberufler bei der Projektauswahl?

Ein großer Vorteil ist es, dass die meisten Freelancer aus Überzeugung selbstständig und sind und daher eine sehr hohe Eigenmotivation mitbringen. Die Selbstständigkeit bietet ihnen eine höhere Flexibilität im Vergleich zur Festanstellung, spannende Projekte und hohe Verdienstmöglichkeiten. Die erste Frage eines Freelancers dreht sich daher meist um den Inhalt des Projekts, gefolgt vom Projekt-Team und dann dem Unternehmen, das es ausschreibt. Technisch geprüfte Freelancer sind hochqualifiziert und haben als solche stets mehrere Angebote gleichzeitig zur Auswahl. Daher punkten Auftraggeber hier mit klar definierten Projekten, Aufgaben oder einer spannenden Vision. Bei der Auswahl eines Dienstleisters zahlt es sich daher aus, zu überprüfen, wie gut dieser das zu besetzende Projekt gegenüber den in Frage kommenden Freelancern vorstellen kann.

So stelle ich das Know-how des Freelancers sicher

Eines haben die meisten Vermittlungen jedoch meist gemein: die Freelancer durchlaufen hier – im Gegensatz zu Anbietern wie Casana, die HR- und IT-Dienstleistungen vereinen, keine technische Eignungsprüfung. Werden die Arbeitskräfte vorab auf Soft- und Hardskills überprüft, hat das den Vorteil einer höheren Trefferquote für das jeweilige Projekt und spart den Unternehmen Zeit, da sie die Eignung nicht in langen Interviews selbst eruieren oder unpassende Freelancer austauschen müssen. Sofern der Freelancer also direkt beauftragt wird oder der Personaldienstleister keine Eignungstests durchführt, sollte vor Vertragsabschluss ein technisches Interview stattfinden. Auch bei IT-Dienstleistern empfiehlt sich der genaue Blick auf die Qualifikationen, denn hin und wieder werden diejenigen Mitarbeiter vermittelt, die gerade „frei“ sind und nicht diejenigen, deren Skill-Set optimal zum Projekt passt.

Wie teuer sind IT-Freelancer?

Die Kosten für einen Freelancer sind abhängig von verschiedenen Faktoren und Anforderungen wie etwa dem gewünschten Anforderungsprofil, Standort und Sprachkenntnissen, Verfügbarkeit, Seniorität und auch von der Ausrichtung des beauftragten Dienstleisters. Beispielsweise kosten deutschsprachige Entwickler derzeit bis zu 30 Euro mehr pro Stunde als andere europäische Entwickler. Auch bei großen Personaldienstleistern gibt es eine Spanne von bis zu 30 Prozent höheren Kosten pro Stunde. Hier gilt es, auf transparente Anbieter zu setzen, die flexible Kündigungsfristen und eine transparente Preisstruktur anbieten. Eine wöchentliche Kündigungsfrist ist beispielsweise bei dynamischen Projekten besonders hilfreich.

Das gilt es bei der Auftragsvergabe zu beachten

Enrico Karnstädt, Mitgründer und CEO von Casana

Enrico Karnstädt, Mitgründer und CEO von Casana

Dass der jeweilige Fachbereich genau weiß, wofür und ab wann genau die Hilfe gebraucht wird, ist zentral wichtig. Je exakter die Eckpunkte, desto schneller und zielgerichteter die Vermittlung. Neben der passenden, technischen Expertise sind Projektdauer, Budget, Team-Setup (mit wem wird der Freelancer arbeiten) und der Arbeitsmodus (remote oder onsite) wichtige Faktoren.

Darüber hinaus empfiehlt sich während der Vermittlung, die bereits erwähnte inhaltliche und kommunikative Überprüfung der Freelancer. Darüber hinaus ist ein technischer Ansprechpartner, der das Projekt kennt bzw. weiß, was erreicht werden soll, sehr hilfreich – sowohl zu Beginn als auch während des Projekts. Denn je genauer auch die Freelancer wissen, worum es im Projekt geht, desto schneller und produktiver gelingen Onboarding und die Umsetzung des Gesamtprojekts. Passen schließlich alle Parameter und kommt es zum Vertragsabschluss, empfiehlt sich ggf. auch – je nach Auftrag – das Aufsetzen eines NDA mit dem Freelancer. Im Idealfall ermöglicht der Vermittler oder der Freelancer selbst dem Unternehmen für das Projekt darüber hinaus eine hohe Laufzeitflexibilität ohne Zusatzkosten.

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